A importância da atualização contínua do auditor

A importância da atualização contínua do auditor

Normas mudam, tecnologias avançam e modelos de gestão evoluem. Por isso, o auditor interno precisa de atualização contínua para manter sua capacidade crítica e sua relevância técnica. A formação sólida permite interpretar requisitos regulatórios complexos e identificar riscos que passam despercebidos por equipes operacionais. Em auditorias farmacêuticas, por exemplo, já foram detectadas práticas inadequadas como registros preenchidos após a execução, desvios não investigados e falhas de limpeza mascaradas por gestores. Em outros segmentos, como o automotivo, auditores experientes encontraram indicadores de qualidade manipulados para atender metas internas. Esses casos reforçam que a competência do auditor é essencial para proteger a organização de riscos legais e reputacionais. Convido você a refletir sobre sua própria trajetória e compartilhar experiências. Eu, Carlos Santarem, acredito profundamente na força transformadora da auditoria interna e levo esse tema a empresas em palestras e cursos. Carlos Santarem – (21) 985096130 – https://santaremqualidadeemconsultorias.blogspot.com/

#auditorias

Em qualidade, vale o que está escrito

Em qualidade, vale o que está escrito

A frase “Em qualidade, vale o que está escrito. Cuide de suas revisões! Assegure seus registros! Em auditorias, vale o que está escrito!” sintetiza um princípio fundamental da gestão de qualidade: a documentação é a base da confiabilidade e da conformidade. No contexto organizacional, processos bem estruturados e transparentes garantem segurança e eficiência. No entanto, sem registros claros e precisos, qualquer prática perde credibilidade, tornando-se vulnerável a falhas e questionamentos.

O papel da documentação vai além de uma exigência burocrática. Ela previne erros, protege a empresa contra riscos legais e assegura que padrões sejam mantidos e melhorados continuamente. Um registro bem elaborado possibilita rastreabilidade, facilita auditorias e evita discrepâncias que poderiam comprometer resultados e reputação.

Nas auditorias, a máxima “vale o que está escrito” se torna crucial, pois o que não está documentado não pode ser validado. Inconsistências ou registros incompletos podem levar à identificação de não conformidades, prejudicando certificações e a confiabilidade da empresa no mercado. A revisão cuidadosa dos registros é essencial para que informações sejam precisas, atualizadas e condizentes com as práticas organizacionais.

Garantir a integridade dos registros é assegurar a qualidade, evitar riscos e fortalecer a credibilidade do negócio. Em auditorias, a palavra pode ter força, mas o documento tem o poder da prova.

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#qualidadetotal #auditoria #boaspráticas #documentação #dados #informação #validação #integridadededados

As evidências objetivas nas auditorias

Fator crucial em auditorias, as evidências objetivas devem ser buscadas e coletadas pelos auditores de maneira técnica e profissional no sentido de gerar relatórios completos e confiáveis.

Um item apontado como não conforme pode comprometer o resultado final do sistema de qualidade de uma empresa, pode comprometer também pessoas e departamentos. Quando este item não é acompanhado de evidências objetivas, sofre então a reputação do auditor.

A metodologia correta de identificação, separação e organização de tais evidências nos oferece a possibilidade de constatar as observações feitas de forma irrefutável. Para isto alguns cuidados são importantes:

• Documentos e registros devem ser claramente identificados com a sua versão.
• Peças e componentes devem ser também referenciados com número de série e/ ou lote.
• Todas as pessoas contatadas e entrevistadas devem compor uma relação nominal com, no mínimo os seguintes dados: nome, cargo, área, telefone e e-mail corporativo.

Diante de um indício de não conformidade é importante aumentar, se possível, a amplitude da amostragem, através de todas as possibilidades viáveis, com o objetivo de estressar o assunto até a constatação final.
Em casos de dúvida sobre qualquer questão, releia o item do seu relatório e discuta o conjunto de evidências que você recolheu com seus colegas auditores participantes da auditoria. Certifique-se de que elas - as evidências - sejam - sempre - contundentes.

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#qualidade #boaspráticas #auditorias #nãoconformidades

Auditorias – Como lidar com indícios de inverdades e fraudes - Papo de Blog

Durante uma auditoria, ao identificar indícios de inverdades, simulações ou fraudes, é essencial manter a imparcialidade e seguir procedimentos rigorosos. Documente todas as evidências de forma detalhada, incluindo inconsistências e omissões. Conduza entrevistas para esclarecer pontos obscuros, sem emitir julgamentos precipitados. Utilize ferramentas analíticas para rastrear discrepâncias. Em casos graves, reporte imediatamente ao superior ou ao comitê responsável, mantendo a confidencialidade. Evite confrontos diretos, focando na obtenção de informações concretas. Por fim, elabore um relatório abrangente que inclua as descobertas e recomendações, assegurando que as ações respeitem normas éticas e legais.

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#fraude #aufitorias #confrontos

A missão do auditor

"A missão para grupos de auditores internos, desenvolvida por Carlos Santarem para o curso "Capacitação em Auditorias", reflete uma abordagem proativa e estratégica da auditoria interna.

Com o lema de agir antes dos auditores externos, a missão propõe uma postura de vigilância constante, investigação antecipada e registro preciso de todas as não conformidades detectadas. 

Santarem enfatiza a importância de o auditor interno dominar plenamente os processos auditados, assegurando que nenhuma falha passe despercebida. 

Essa filosofia fortalece a credibilidade da auditoria interna e posiciona a equipe como a principal referência de conformidade e melhoria contínua na organização. 

Trata-se de um chamado à excelência, ao rigor técnico e à responsabilidade crítica, valores centrais no trabalho de auditoria segundo a metodologia apresentada no curso."

Veja a missão:

"Nenhum auditor externo pensará, antes de termos pensado;
Nada investigará antes de termos investigado;
Não levantará nenhuma hipótese, antes que assim tenhamos feito;
Não encontrará indícios de não conformidades, antes de nós;
Não  registrará não conformidades com suas evidências objetivas, antes de nós;
Nenhum auditor externo escreverá nada que não tenhamos escrito antes."

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#auditorias #missão #melhoriacontinua

A expressão da qualidade pode estar no lixo! (Parte 2)

 

Outro motivo é o descuido com os documentos que deveriam ser descartados de forma confidencial. Encontrar nas lixeiras folhas de papel ou partes de relatórios críticos que podem ser montados por terceiros, depois de retirados de uma lixeira, mostra como a empresa cuida de maneira errada de sua informação.

Não bastasse as duas razões já descritas até agora, existe o caso de descarte proposital de relatórios que contam verdades as quais os técnicos não querem que apareçam em seus relatórios.

 

Nos três casos, os auditores têm nas lixeiras um foco de não conformidades que pode rechear seus relatórios de auditorias causando constrangimentos para profissionais e cartas de advertência para empresas (na melhor das hipóteses). Difícil? Não.

 

Em maio de 2019, na Índia, inspetores do FDA acharam documentos rasgados em sacos de lixo que continham informações de estudo de estabilidade, folhas de testes analíticos, cálculos de análise e formulários de liberação. O inspetor conseguiu retirar alguns documentos da lixeira e descobriu que os dados indicavam resultados fora de especificação. Pior quando ele descobriu que, os resultados oficiais foram registrados como dentro da especificação!  O inspetor também encontrou formulários de estudo de estabilidade em branco que foram preparados, assinados e aprovados pela unidade de qualidade antes de os dados do teste serem registrados!

 

Experimentar a prática de abrir lixeiras e vasculhar os sacos de lixo em nossas autoinspeções é um exercício valioso e pode ser espantosa a história que você venha a descobrir. Que assim seja!

 

(Fim)

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#desviodaqualidade #boaspráticas #auditorias #documentaçãotécnica #ética

A expressão da qualidade pode estar no lixo! (Parte 1)

 

A história da espionagem mostra casos curiosos de acesso a dados relevantes, extraídos de uma prática até certo ponto comum entre aqueles que buscam informações confidenciais de maneira imoral; isto em nome de interesses escusos, com o favorecimento ilícito de empresas concorrentes, organizações e até mesmo países inimigos. Esta prática é a atitude de vasculhar o conteúdo das lixeiras. É no interior das lixeiras que se encontram documentos confidenciais que são descartados sem os cuidados necessários.

 

Aí, os espiões se divertem com os incautos e obtém ganhos com os descuidados.

 

As histórias policiais também apresentam casos famosos de detetives que, ao vasculharem as lixeiras, se depararam com evidências objetivas de crimes de difícil solução. Como exemplo, a máscara de um assassino ou a sua faca, com suas impressões digitais colocando-se disponíveis como provas para aquele que se dispôs a abrir a tampa de uma lixeira!

 

Aí, os policiais ganham muitas de suas promoções e até mesmo notoriedade!

 

Não apenas no mundo da espionagem, nem no mundo policial, as lixeiras são o caminho para informações valiosas, muitas vezes confidenciais e outras tantas para tentar esconder desvios dos mais variados. O mundo das inspeções de ordem técnica e das auditorias também abraça lances peculiares de evidências de não conformidades que são constatadas com uma boa olhada nas lixeiras.

 

Veja, por exemplo, a data comemorativa de Dia dos Namorados! Em uma indústria de medicamentos ou qualquer outra regulada por exigências de Boas Práticas de Fabricação, tais como a de alimentos, bebidas e cosméticos, encontrar os restos de uma embalagem de bombom não é tão difícil como pode parecer, apesar das proibições declaradas, apesar dos procedimentos operacionais padrão e dos muitos treinamentos corporativos. Outras datas também contam. No Brasil temos uma data que estimula a doação de doces para crianças que os adultos também gostam, participam e aproveitam para sair de suas dietas. Encontrar caixas de doces vazias em uma área de embalagem de medicamentos nessas ocasiões também pode não ser tão difícil.

 

É por esta e outras razões que os auditores, como os espiões e os policiais buscam também nas lixeiras as verdades dos desvios.

(continua)

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#desviodaqualidade #boaspráticas #auditorias #documentaçãotécnica #ética