A falta de clareza dos procedimentos

A elaboração de procedimentos segundo padrões ótimos de qualidade é fundamental para garantir a segurança, a eficiência e a padronização das operações, seja em ambientes industriais, administrativos ou de desenvolvimento tecnológico.

Procedimentos mal estruturados podem gerar interpretações ambíguas, falhas de execução e, consequentemente, prejuízos financeiros e de imagem para a organização. 

Documentos como procedimentos operacionais, scripts para inteligência artificial ou manuais técnicos devem ser claros, objetivos e testados rigorosamente. A qualidade desses materiais influencia diretamente a produtividade e a segurança das operações. Por isso, é essencial que os técnicos responsáveis pela criação desses documentos sejam devidamente capacitados, dominando técnicas de comunicação técnica. 

Investir na formação desses profissionais é um passo estratégico para minimizar falhas, reduzir custos e garantir a excelência operacional em qualquer setor. 

A capacitação é o que transforma boas intenções em resultados confiáveis e sustentáveis.

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Só você entende os meus procedimentos

A frase "Só você entende os meus procedimentos" pode ser vista sob uma ótica preocupante quando se trata de documentos técnicos. Quando um procedimento é descrito de forma tão específica que apenas uma pessoa consegue interpretá-lo corretamente, isso pode gerar riscos significativos. A falta de clareza e a dependência de um único indivíduo para entender e executar uma tarefa podem levar a erros, atrasos e até mesmo acidentes.

Em contextos técnicos, a comunicação eficaz é crucial para garantir a segurança e a eficiência. Documentos que não são claros ou que são excessivamente complexos podem criar barreiras para outros profissionais que precisam seguir os mesmos procedimentos. Isso não apenas limita a colaboração e o compartilhamento de conhecimento, mas também aumenta o risco de interpretações errôneas.

Portanto, é fundamental que os documentos técnicos sejam elaborados de maneira clara, concisa e acessível a diferentes níveis de leitores, minimizando assim os riscos associados à interpretação equivocada e garantindo a segurança e eficiência nas operações.

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A expressão da qualidade pode estar no lixo! (Parte 2)

 

Outro motivo é o descuido com os documentos que deveriam ser descartados de forma confidencial. Encontrar nas lixeiras folhas de papel ou partes de relatórios críticos que podem ser montados por terceiros, depois de retirados de uma lixeira, mostra como a empresa cuida de maneira errada de sua informação.

Não bastasse as duas razões já descritas até agora, existe o caso de descarte proposital de relatórios que contam verdades as quais os técnicos não querem que apareçam em seus relatórios.

 

Nos três casos, os auditores têm nas lixeiras um foco de não conformidades que pode rechear seus relatórios de auditorias causando constrangimentos para profissionais e cartas de advertência para empresas (na melhor das hipóteses). Difícil? Não.

 

Em maio de 2019, na Índia, inspetores do FDA acharam documentos rasgados em sacos de lixo que continham informações de estudo de estabilidade, folhas de testes analíticos, cálculos de análise e formulários de liberação. O inspetor conseguiu retirar alguns documentos da lixeira e descobriu que os dados indicavam resultados fora de especificação. Pior quando ele descobriu que, os resultados oficiais foram registrados como dentro da especificação!  O inspetor também encontrou formulários de estudo de estabilidade em branco que foram preparados, assinados e aprovados pela unidade de qualidade antes de os dados do teste serem registrados!

 

Experimentar a prática de abrir lixeiras e vasculhar os sacos de lixo em nossas autoinspeções é um exercício valioso e pode ser espantosa a história que você venha a descobrir. Que assim seja!

 

(Fim)

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#desviodaqualidade #boaspráticas #auditorias #documentaçãotécnica #ética

A expressão da qualidade pode estar no lixo! (Parte 1)

 

A história da espionagem mostra casos curiosos de acesso a dados relevantes, extraídos de uma prática até certo ponto comum entre aqueles que buscam informações confidenciais de maneira imoral; isto em nome de interesses escusos, com o favorecimento ilícito de empresas concorrentes, organizações e até mesmo países inimigos. Esta prática é a atitude de vasculhar o conteúdo das lixeiras. É no interior das lixeiras que se encontram documentos confidenciais que são descartados sem os cuidados necessários.

 

Aí, os espiões se divertem com os incautos e obtém ganhos com os descuidados.

 

As histórias policiais também apresentam casos famosos de detetives que, ao vasculharem as lixeiras, se depararam com evidências objetivas de crimes de difícil solução. Como exemplo, a máscara de um assassino ou a sua faca, com suas impressões digitais colocando-se disponíveis como provas para aquele que se dispôs a abrir a tampa de uma lixeira!

 

Aí, os policiais ganham muitas de suas promoções e até mesmo notoriedade!

 

Não apenas no mundo da espionagem, nem no mundo policial, as lixeiras são o caminho para informações valiosas, muitas vezes confidenciais e outras tantas para tentar esconder desvios dos mais variados. O mundo das inspeções de ordem técnica e das auditorias também abraça lances peculiares de evidências de não conformidades que são constatadas com uma boa olhada nas lixeiras.

 

Veja, por exemplo, a data comemorativa de Dia dos Namorados! Em uma indústria de medicamentos ou qualquer outra regulada por exigências de Boas Práticas de Fabricação, tais como a de alimentos, bebidas e cosméticos, encontrar os restos de uma embalagem de bombom não é tão difícil como pode parecer, apesar das proibições declaradas, apesar dos procedimentos operacionais padrão e dos muitos treinamentos corporativos. Outras datas também contam. No Brasil temos uma data que estimula a doação de doces para crianças que os adultos também gostam, participam e aproveitam para sair de suas dietas. Encontrar caixas de doces vazias em uma área de embalagem de medicamentos nessas ocasiões também pode não ser tão difícil.

 

É por esta e outras razões que os auditores, como os espiões e os policiais buscam também nas lixeiras as verdades dos desvios.

(continua)

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